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          OA軟件系統知識普及:淺談OA辦公系統的好處

          發布時間:2020-02-17 13:15 查看次數:

            OA系統在政府企事業單位中所扮演的角色越來越重要,OA辦公系統的核心本質是幫助用戶提高日常辦公效率,所以我們日常工作的所有內容可以歸入OA系統處理的范疇,我們的辦公趨勢是無紙化、移動化、社交化,那么OA辦公軟件給我們的工作帶來哪些好處呢?
            2000年左右,國內誕生了一批OA系統企業,廠商不同,但是OA系統相近,OA辦公系統已經成為企業辦公平臺的核心力量。
           
            第一、 OA系統是一個“高效率”的平臺
            OA辦公管理系統,能夠幫助政府、企事業單位建立一個系統的、統一的、整合的辦公管理平臺,統一標準進而規范員工的日常工作習慣,提高企業員工的執行力,能夠讓員工主動的參與公司的業務流程管理,規范業務表轉化、模塊化并加快業務流轉的速度,真正做到“流程統一、責權分明、管理高效”。
            辦公異地化,無論是PC時代、還是智能手機時代,OA辦公系統真正實現了異地化辦公,讓所在異地的員工可以在統一的平臺上共同處理公務,真正實現了全球一體化工作流。
            實現無紙化辦公,傳統的辦公模式以紙張流轉為主,公文多,耗費能源高,同時每張紙都需要簽核蓋章,復雜程度高,流轉程序繁瑣,既耗費能源又耽誤時間,所以OA系統的出現是政府、企事業單位進入無紙化辦公的新的開始。
            OA系統可謂是能源時代之選,企業進步之力。
           
            第二、 OA系統幫助企業管理效率深層次提升
            1、OA系統幫助企業建立內部的通信平臺。
            建立單位內部的通信系統,讓信息流在內部進行流通,溝通迅捷安全又有保障,OA系統的內部郵件功能、短信功能、聊天窗口、會議系統等,能夠保障企業內部的通訊和信息交流的快捷通暢;因為是在自己的服務器上,企業內部的交互信息安全也得到了保障。
            2、工作流讓工作真正流轉起來
            OA系統改變了企業傳統紙質公文辦公模式,企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式,提高辦公效率,實現無紙化辦公。
            企業員工再也不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去,等候審批、簽字、蓋章,而是利用快速而高效的網絡傳遞手段,發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作,減少工作中復雜環節,讓工作“自動”流轉起來。與此同時,通過OA系統功能設置提醒,通過APP與智能手機聯系起來,可以更加快速的處理工作,所以說OA系統的工作流讓企業的辦公效能真正得到了釋放。
            3、建立統一的信息發布平臺。
            企事業單位的員工需要統一的信息發布和工作溝通的平臺,OA系統就承擔了把所有員工統一到一起的重要職責,OA系統的電子公告、論壇系統、電子刊物、聊天工具以及隨著與微信端口的打通在公司統一的微信平臺上就可以相互進行信息傳遞,OA系統使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠熟悉企業的文化、了解企業的發展動向,第一時間獲悉企業的發展計劃目標等。
            4、文檔管理更加規范
            企業的傳統管理方式會產生大量的紙質管理文件,保存極為不方便,紙質的文件容易損毀并且損耗大量的能源,OA系統的電子文檔管理一個硬盤就可以管理保存好成千上萬的文檔。
            5、行政管理更加簡單
            OA系統可以把很多輔助性的工作以及日常行政管理的事務變得井井有條且非常簡單,像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化,管理流程化,只要劃定了權限,每個人都可以了解具體日常工作的進展情況。
            6、辦公環境更加自由
            OA系統的出現,改變了傳統辦公的地域限制,智能設備的普及導致了移動辦公的變革,移動辦公讓辦公不再受空間物理條件的限制,企業員工隨時隨地都可以處理公務。OA系統擴大了辦公區域,企業員工可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公,大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。這是真正的效率提升,也是通過電子信息流將管理的效能發揮到極致。
            7、節省企業的辦公費用支出
            OA系統辦公軟件將傳統的紙張填寫過程電子化,真正實現了無紙化,尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用,同時也減少了必要的因為集中開會所產生的差旅費用等,既幫助企業節省辦公成本,同時也讓企業實現管理現代化。
            8、文化建設和知識管理平臺
            OA系統可以進行數據統計以及文化知識的積累,同時OA系統利用企業積累的電子信息資源、專家技能,可以幫助企業提升創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。
            企業的知識文化建設,既能提升企業的知識儲備,又有助于企業的知識分享交流,在內形成企業自己的文化陣地,便于企業建立統一的知識管理系統以及知識傳承的陣地。
            9、提升管理成的計劃能力以及監控能力
            OA系統對于企業的管理層來說,可以通過業務流程的表格化,對企業領導層的計劃能力、領導的監控管理能力進行提升,增強管理層對組織的控制力,及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況。
            OA系統可以幫助企業管理者實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯、防止低效辦公。企業的管理層借助OA系統可以大大提升管理能力,并且把部分日常工作標準化
            10、增績提效,企業真正“管”起來
            有人說企業的真諦在于“管”,字面意思就是管理就是管好。而OA辦公系統最大的作用在于標準化與流程化,通過一個OA系統軟件可以把整個公司幾千甚至幾萬人管理起來。
            OA系統的出現,讓企業員工不用拿著各種文件、申請到處跑來跑去,也不用因為領導出差而延遲審批導致時間白白浪費,OA系統可以讓企業的工作流隨時隨地的高效完成。
            11、企業生存的根本是“競爭力”
            OA系統平臺能夠幫助企業增績提效,這就是幫助企業建立有優勢的“競爭力”,一方面溝通更加便捷順暢,另一方業務流程化標準化程度也非常高,OA系統能夠幫助企業管理層快速的把員工“管”起來,這個過程就是幫助企業提升“競爭力”。
            OA系統還有著數不盡的好處,未來OA系統將會成為企業所有辦公軟件的核心,扮演神經中樞角色,它將是唯一的一款可以把SAP、ERP、HR、財務管理軟件等眾多軟件集成在一起的核心平臺。
            OA系統在政府、企事業單位所擔當的角色將會越來越重要。
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